Assistenz in der Abteilung Beschaffungen/Vergabestelle in Vollzeit (m/w/d)
Saarbrücken,
Deutschland
Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet
Sie unterstützen die Abteilungsleitung und alle Mitarbeiter:innen der Abteilung Beschaffungen/Vergabestelle bei allen administrativen und operativen Aufgaben.
Dazu zählen insbesondere:
Verantwortungsvolle Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Abteilungsleitung sowie Unterstützung des Teams
Allgemeine Büroorganisation (u. a. Terminorganisation, -koordination, -vor- und -nachbereitung, Formularbearbeitung, Prozessdokumentationen, Kalenderführung)
Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung
Strukturierung, Aktualisierung und Erweiterung der digitalen Ablage, Übernahme von adm. Zollangelegenheiten
Terminvereinbarungen, organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen
Rechnungsprüfung, administrative Aufgabenerledigung rund um das ERP-System
Statistische Auswertungen, Datenverarbeitung, Erstellung von Berichten, Stellungnahmen und Präsentationen jeweils mit vergaberechtlicher Relevanz für die Abteilungsleitung
Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften
Fristüberwachungen
Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
Vertragsmonitoring
Ihr Anforderungsprofil
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzposition
Absolute Diskretion, Loyalität, und Zuverlässigkeit
Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten
Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz
Hohe Motivation sowie kundenorientierte Umgangsformen
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein sehr ausgeprägtes Organisationstalent
Gute kommunikative Fähigkeiten, sowie Teamgeist und Eigeninitiative
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten
Was wir bieten
Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Stelle wird unbefristet vergeben. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe E6. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Kontakt
Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Social Activities Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland gerne per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.
Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.