Assistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Saarbrücken, Deutschland

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Odoo – Beispiel 1 für drei Spalten

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Mit Ihrer Organisationsstärke, Fachkompetenz und aufgeschlossenen Art unterstützen Sie das Team der Personalabteilung bei allen administrativen und operativen Aufgaben:

  • Aktive Mitwirkung im Team im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes vom Personaleintritt bis zum Austritt

  • Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei administrativen Aufgaben wie beispielsweise

    - der Arbeitsvertrags- und Zeugniserstellung

    - der Koordination und Pflege der Zeitwirtschaft (Urlaub, Krankmeldungen etc.) sowie der Personalstammdatenpflege

    - der Strukturierung, Aktualisierung und Erweiterung der insbesondere digitalen Kommunikations- und Dokumentationsmedien

    - der allgemeinen Personalarbeit (Telefonate, Korrespondenz, Antrags- und Formularbearbeitung, Ticketbearbeitung, Fristenmanagement, Prozessdokumentation, Kalenderführung)

  • Statistische Auswertungen, Datenverarbeitung, Erstellung von Berichten

  • Zentrale:r Ansprechpartner:in in der Personalabteilung für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte

  • Unterstützung bei HR-Projekten, Veranstaltungen und Ad-hoc-Themen der Abteilung

Odoo – Beispiel 2 für drei Spalten

Ihr Anforderungsprofil

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation

  • Berufserfahrung im Personalbereich und im Assistenzbereich; Kenntnisse im Arbeits-, Tarif- und Sozialversicherungsrecht von Vorteil

  • Freude an der Arbeit im Team sowie kommunikative, vertrauenswürdige und organisationsstarke Persönlichkeit

  • Zuverlässiger und strukturierter Arbeitsstil mit hoher Serviceorientierung

  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse

  • Routinierter, sehr guter Umgang mit MS-Office, eine hohe IT-Affinität und Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen

Was wir bieten

Eine spannende und teamorientierte Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung mit flachen Hierarchien und einer offenen Gesprächskultur, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Vergütung und attraktiven sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Social Activities Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Kerstin Schmidt gerne per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

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