Verwaltungsleitung (M/W/D)

Saarbrücken, Deutschland

Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für IT-Sicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes im Rahmen der Helmholtz-Gemeinschaft. Es erforscht die Informationssicherheit in all ihren Facetten.

Mit seinem kontinuierlichen Wachstum wird CISPA als Helmholtz-Zentrum über die notwendige kritische Masse an Forschern (500+) verfügen, um eine umfassende und ganzheitliche Behandlung der drängenden, großen Herausforderungen im Bereich der Cybersicherheits- und Datenschutzforschung, mit denen unsere Gesellschaft im Zeitalter der Digitalisierung konfrontiert wird, anzugehen. CISPA möchte auf internationaler Ebene eine herausragende Position in Forschung, Transfer und Innovation übernehmen, indem es hochmoderne, oft revolutionäre Grundlagenforschung mit innovativer anwendungsorientierter Forschung, entsprechendem Technologietransfer und gesellschaftlichem Diskurs kombiniert. Thematisch zielt es darauf ab, das gesamte Spektrum von Theorie bis zu empirischer Forschung abzudecken. Es ist tief in der Informatik verwurzelt und arbeitet interdisziplinär mit Forschern der angrenzenden Gebiete wie Medizin, Jura und den Gesellschaftswissenschaften zusammen.

Der Verwaltungsleitung unterstehen die Linienabteilungen Office, Allgemeine Dienste, Personal, Reisestelle, Beschaffungen/Vergabestelle, sowie Finanzen.

Odoo - Sample 1 for three columns

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

  • Der verantwortliche Auf- und Ausbau von Organisations- und Verwaltungsstrukturen unter strategischer Berücksichtigung des rapiden Aufwuchses unseres Forschungszentrums innerhalb der nächsten Jahre

  • Einrichtung und Koordination der Verwaltungsabläufe unter Beachtung sämtlicher regulatorischer Vorgaben

  • Erstellung der Stellenpläne und Budgetplanung in Absprache mit der Geschäftsführung und in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Ansprechperson im Wissenschaftssupportbereich (Chief of Staff)

  • Die primäre Verantwortung für den administrativen Kontakt zu Gesellschaftern, Zuwendungsgebern, externen Kooperationspartnern und dem Aufsichtsrat, sowie Vertretung des CISPA in verschiedenen Gremien und Arbeitskreisen der HGF

  • Koordination neuer administrativer Angelegenheiten und Probleme ohne offensichtliche Zuständigkeit einer der Fachabteilungen

  • Übergeordnete Verantwortung für die Aufstellung der Finanz- und Wirtschaftsplanung des Zentrums, die Budgetüberwachung, das Rechnungs- und Finanzwesen, Zahlungs- und Finanzmanagement, Erstellung der Jahresabschlüsse, Aufbau der Personalabteilung samt Lohnabrechnung, tariflicher Eingruppierung, Personalgewinnung/Recruiting, zentrales Beschaffungswesen, und mittelfristige Finanzplanung

  • Vertretung der administrativen Geschäftsführung im Innenverhältnis ab dem ersten Tag der Abwesenheit und die damit verbundene Einwirkung auf die administrativen Stabsstellen Unternehmenscontrolling, Recht & Lizenzen, Betrieblicher Datenschutz, sowie Compliance und Innenrevision

  • Konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit sämtlichen leitenden Angestellten, inkl. der leitenden Wissenschaftler: innen als Hauptnutznießer der aufzubauenden Strukturen zwecks initialer Planung und kontinuierlicher Verbesserung bereits bestehender Strukturen und Prozesse unter Berücksichtigung der besonderen Bedarfe und Anforderungen im Forschungsbereich

  • Planung, Einführung und Umsetzung von (teils Meta-) Strukturen

Odoo - Sample 2 for three columns

Ihr Anforderungsprofil

  • Wiss. Hochschulabschluss in Betriebs- oder Volkswirtschaft, den Rechtswissenschaften, der Wirtschaftsinformatik oder einem verwandten Fachgebiet

  • Erfahrungen im Wissenschaftsbereich bzw. Erfahrungen in der Administration einer Forschungsorganisation von Vorteil 

  • Unternehmerisches Denken und Handeln sowie ein ausgeprägtes kaufmännisches und analytisches Verständnis

  • Fähigkeit, in Situationen, in welchen nicht auf das Erfahrungswissen anderer Zentren, der Gesellschafter oder der Zuwendungsgeber zurückgegriffen werden kann, einen kühlen Kopf zu bewahren und Lösungen für zum Teil präzedenzfalllose Probleme neu zu erdenken und umzusetzen

  • Führungsstärke, soziale Kompetenz und souveränes Auftreten

  • Organisationsgeschick, hohe Eigenmotivation sowie Konfliktfähigkeit

  • Fähigkeit Schnittstellenprobleme zu erkennen und (präventiv) zu lösen

  • Überdurchschnittliches Engagement und hohe Belastbarkeit

  • Konversationssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift


Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Auskunft über Ihre bisherige Führungsspanne und Budgetverantwortung.

Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.  Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 15. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Talent Management.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen die Assistentin der Administrativen Geschäftsführung, Frau Eva Witfeld per Mail oder auch telefonisch unter der 0681-87083 2479, gerne als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.