Assistenz in der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle (m/w/d)

Saarbrücken, Germany

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

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Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Sie unterstützen die Abteilungsleitung und alle Mitarbeiter/innen der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle bei allen administrativen und operativen Aufgaben.

Dazu zählen insbesondere:

  • Verantwortungsvolle Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Abteilungsleitung sowie Unterstützung des Teams

  • Allgemeine Büroorganisation (u. a. Terminorganisation, -koordination, -vor- und -nachbereitung, Formularbearbeitung, Prozessdokumentationen, Kalenderführung)

  •  Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung

  • Strukturierung, Aktualisierung und Erweiterung der digitalen Ablage, Übernahme von adm. Zollangelegenheiten

  • Terminvereinbarungen, organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen

  •  Rechnungsprüfung, administrative Aufgabenerledigung rund um das ERP-System  

  •  Statistische Auswertungen, Datenverarbeitung, Erstellung von Berichten, Stellungnahmen und Präsentationen jeweils mit vergaberechtlicher Relevanz für die Abteilungsleitung

  • Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften

  •  Fristüberwachungen

  • Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

  • Vertragsmonitoring

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Ihr Anforderungsprofil

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation

  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzposition

  • Kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit

  •  Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung

  • Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten

  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz 

  • Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen

  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil

  • Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein sehr ausgeprägtes Organisationstalent

  • Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie Teamgeist und Eigeninitiative

 

Was wir bieten

Einen Arbeitsplatz mit modernster Ausstattung in einer stark wachsenden Organisation und sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten in einem sympathischen Team. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.

Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe E 6. Die Stelle wird unbefristet vergeben. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. 

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

 Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Talent Management Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen unser Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle, Herr Alexander Weyland,
gerne per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Bewerbungen bitte ausschließlich über den "Apply now"-Button! 
(Bitte reichen Sie die angeforderten Unterlagen idealerweise als PDF-Dokumente ein)