Mitarbeiter:in Office (m/w/d)
Saarbrücken,
Germany
Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet
Bearbeitung interner und externer Aufträge und Bestellanforderungen über ein digitales Ticketsystem und SAP S/4 HANA (nach entsprechender Schulung) sowie verantwortliche Bearbeitung von Abrufbestellungen aus bestehenden Rahmenverträgen
Erstellung und Prüfung von Auswertungen/Listen (in SAP, Excel)
Prozessabstimmung und -dokumentation (BPMN) im Hinblick auf die abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Businessprozesse und -abläufe
Zuständigkeit für anfallende Sekretariats- und Koordinationstätigkeiten im Back Office der in- und ausländischen Wissenschaftler:innen am Zentrum und der Abteilungsleiter:innen im Wissenschaftssupport und in der Verwaltung
Erledigen von Korrespondenz per Post, E-Mail und mittels anderer elektronischer Kommunikationswege
Enge Zusammenarbeit mit dem Büro des administrativen Geschäftsführers und dem Director’s Office
Organisation der Prozesse und Abläufe zwischen den Standorten und im CISPA Office & Front Offices Team als Schnittstelle zu allen Verwaltungsabteilungen
Rezeptionsaufgaben wie Telefonzentrale, Raumbuchungen, Gästeempfang, Post- und Büromaterialorganisation
Ihr Anforderungsprofil
Erfolgreicher Abschluss einer Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
Grundlegendes Verständnis für Beschaffungs- und Finanzprozesse
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office), eine hohe IT-Affinität und Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen
Erfahrungen in SAP S4/HANA oder einer Vorgängerversion sind von Vorteil
Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägtes Organisationstalent
Sicheres und repräsentatives Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen
Teamfähigkeit und hohe Serviceorientierung
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hoher Belastung stets souverän und strukturiert zu arbeiten
Was wir bieten
Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet und bietet im Anschluss die Möglichkeit auf Entfristung. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung voraussichtlich bis zur Entgeltgruppe E8. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Kontakt
Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Social Activities Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Ilona Müller gerne per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.
Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.