Mitarbeiter zur administrativen und finanziellen Betreuung von Drittmittelprojekten (m/w/d)

Saarbrücken, Germany

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Im Projektbüro des CISPA ist die Stelle eines/r Projektmanager:in zur administrativen und finanziellen Betreuung von Drittmittelprojekten zu besetzen. Die Abteilung unterstützt die Wissenschafler:innen bei der erfolgreichen Einwerbung und effizienten Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der Tätigkeit ist durch die folgenden Schwerpunkte gekennzeichnet:

 

Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten:

Bei von nationalen und internationalen Drittmittelgebern (z.B. BMBF, DFG, EU) geförderten Vorhaben sind Sie mit den Regularien und Bestimmungen zur administrativen Abwicklung vertraut. Sie übernehmen bei Projekten mit verschiedenen Verbundpartnern die „Help-Desk-Funktion“ und koordinieren die Weitergabe von Informationen, Einhaltung von Fristen und die Ablage von Dokumenten. Die Projektkorrespondenz erledigen sie je nach Fördergeber in deutscher oder englischer Sprache. Bei Prüfungen oder Audits der Vorhaben übernehmen sie vorbereitende und begleitende Aufgaben, um den richtlinienkonformen Ablauf zu gewährleisten.


Finanzielle Projektabwicklung:

Sie verwalten und monitoren das Projektbudget entsprechend des Finanzierungsplans und bereiten monatlich Budgetübersichten vor. In Abstimmung mit der Projektleitung und -koordination bereiten Sie Mittelabrufe, Verwendungsnachweise und Finanzberichte vor. Sie übernehmen die Auswertung relevanter Unterlagen im Kontext der finanziellen Abwicklung wie Timesheets für EU-Projekte. Bei Bedarf holen Sie ergänzende Informationen bei Projektträgern, Kontaktstellen oder den Geldgebern direkt ein.

 

Unterstützung bei Drittmittelstatistiken:

Regelmäßig unterstützen Sie bei der Aufbereitung von Kennzahlen in Bezug auf Drittmittel des Zentrums und erstellen Übersichten nach internen und externen Vorgaben. 

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Ihr Anforderungsprofil

-         ein abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich der Betriebs- bzw. Wirtschaftswissenschaften oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Finanzen, Controlling oder Drittmittelverwaltung

-         Erfahrung in der Administration von Drittmittelprojekten von Vorteil

-         sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

-         sichere Kenntnisse der MS Office Produkte 

-         vertraut im Umgang mit SAP oder einem vergleichbaren ERP-System

-         präzise, vorausschauende Arbeitsweise, Gewissenhaftigkeit und Verständnis für finanzielle Zusammenhänge und Sachverhalte

-         Freude am teamorientierten Arbeiten und flexible Einsatzbereitschaft mit der Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen

-         ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie interkulturelle Kompetenzen


Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet und bietet im Anschluss die Möglichkeit auf Entfristung. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund, voraussichtlich Entgeltgruppe E9). Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. 

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.


Kontakt

Bewerbungen bitte  ausschließlich über den Button "apply now" und reichen Sie die angeforderten Unterlagen bitte als PDF-Dokumente ein. Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser  Onboarding Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Dr. Sandra Strohbach gerne per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.