Teamleitung Director’s Office (m/w/d)
Saarbrücken,
Germany
Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet
Schneller und umfangreicher Aufbau strategischer Kenntnisse & Zentrums-Expertise, z.B. Umfangreiche Kenntnisse der strategischen Hintergründe von Entscheidungen, Inhaltliche Kenntnis konkreter strategischer Themen und Projekte des CISPA etc.
Leitung eines Teams von Office Kräften sowie inhaltliche und organisatorische Verantwortung für die Mitarbeiter:innen
Ansprechpartner:in und Kommunikationsschnittstelle bzgl. den Direktor betreffende Themen für alle Bereiche des Zentrums (insb. Leitungsebene wie Stabstellen, leitende Wissenschaftler:innen und Abteilungsleiter:innen sowie die administrative Geschäftsführung) sowie diverse externe Stakeholder und Interessenten (Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Presse etc.)
Ggf. kompetente Weiterleitung an die zuständigen Fachabteilungen und -expert:innen
Planung, Gestaltung und Optimierung der Büroorganisation, Sicherstellung effizienter Projektorganisation sowie Verantwortung für die Aufgabenverfolgung des Teams
Anlässlich von Terminen und Veranstaltungen zur Außendarstellung des Zentrums: Erarbeitung von Redekonzepten, Statements, Grußworten und Präsentationen (deutsch/englisch)
Verantwortung für das Terminmanagement interner wie externer Termine (Planung, Vorbereitung und Überwachung) des Direktors
Unterstützung des Direktors bei der Planung und Umsetzung seiner Leitungsaufgaben sowie bei diversen Tätigkeiten im Tagesgeschäft
Etablierung und Betreuung effizienter Arbeitsprozesse (z. B. Unterschriftenlauf, Kommunikationswege, Organisation von Dienstreisen inklusive Planung und Durchführung der Reiselogik, Reisekostenabrechnung etc.)
Sicherstellung des Informationsflusses nach innen und außen
Recherche- und Sonderaufgaben
Ihr Anforderungsprofil
Erfolgreich abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium
Mehrjährige Erfahrung im wissenschaftlichen Umfeld
Führungserfahrung
Souveränität und Erfahrung im Umgang mit Stakeholdern aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft auf hohen Führungsebenen sowie mit deren direktem Umfeld
Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten mit diplomatischem Geschick und sehr guten Umgangsformen
Ausgeprägtes Maß an Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit
Ausgeprägte Motivation und Flexibilität
Unabhängige, strukturierte und analytische Arbeitsweise
Teamgeist, ausgeprägtes Organisationstalent und Eigeninitiative
Fließende Deutsch-und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Routinierter Umgang mit MS-Office-Programmen
Was wir bieten
Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet und bietet im Anschluss die Möglichkeit auf Entfristung. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Kontakt
Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Social Activities Team.
Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.